Wie organisiere ich Brandschutz? Teil I: Doku und Dokumenten-Check

Warum die Dokumentation so wichtig ist

Brandschutz ist viel mehr als Rauchmelder und Feuerlöscher. Ein zentraler Bestandteil für wirksamen und rechtssicheren Brandschutz ist die vollständige, nachvollziehbare Dokumentation – und zwar von Anfang an. Sie ist nicht nur notwendig für die Inbetriebnahme eines Gebäudes, sondern dient auch als Grundlage bei Umbaumaßnahmen und sichert den Bestandsschutz. Das heißt, dass bestehende Gebäude, die vor Inkrafttreten aktueller Brandschutzvorschriften rechtskonform errichtet wurden, nicht zwangsläufig an diese neuen Regelungen angepasst werden müssen – sofern keine wesentlichen Änderungen am Gebäude vorgenommen werden.

Wer also ein neues Gebäude errichtet oder umfangreich umbaut, ist dementsprechend verpflichtet, zahlreiche brandschutztechnische Nachweise zu erstellen und aufzubewahren:

• Genehmigungen und Brandschutzkonzepte
• Verwendbarkeits- und Anwendbarkeitsnachweise
• Prüfberichte, Gutachten, Abnahmen durch Sachverständige
• Flucht- und Rettungspläne, Brandschutzordnungen
• Nachweise über Wartung, Instandhaltung und Schulungen

Diese Unterlagen dokumentieren, dass der Brandschutz in der Bauphase korrekt umgesetzt, aufrechterhalten und regelmäßig kontrolliert wurde. Eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation gibt allen Beteiligten Sicherheit. Und: Im Schadensfall ist sie eine wichtige Absicherung gegenüber Behörden und Versicherungen.

Für wen ist eine saubere Dokumentation wichtig?

• Betreiber profitieren durch klare Zuständigkeiten und Handlungssicherheit.
• Eigentümer oder Investoren sichern damit die langfristige Funktionsfähigkeit und den Wert ihrer Immobilie.
• Behörden und Prüfer gewinnen Transparenz über die Einhaltung von Vorschriften.
• Brandschutzbeauftragte – ob intern oder extern – erhalten eine verlässliche Arbeitsgrundlage.

Idealerweise organisiert sich der Betreiber direkt nach der Inbetriebnahme eines Gebäudes die komplette Dokumentation zum Thema Brandschutz.

Die Realität: Gebäude „leben“ und verändern sich

Die Wirklichkeit sieht aber leider oft anders aus, gerade wenn der Faktor Zeit ins Spiel kommt. Was passiert, wenn Gebäude schon viele Jahre im Betrieb sind? Wenn Betreiber oder Mieter wechseln? Wenn sich Abteilungen, Nutzung oder Technik verändert haben? Schließlich sind Unternehmen, Betriebe und Einrichtungen keine starren Gebilde, sondern entwickeln sich wie lebende Organismen dynamisch.

In solchen Fällen kann oft niemand mehr richtig beurteilen, ob der ursprünglich konzipierte Brandschutz noch passt. Hier kommt der Dokumenten-Check ins Spiel.

Der Dokumenten-Check – Grundlage für effizienten Brandschutz im Bestand

Der Dokumenten-Check ist der erste Schritt, das persönliche Haftungsrisiko zu reduzieren und den Brandschutz effizient und alltagstauglich aufzustellen.

Ein strukturierter Dokumenten-Check hilft Ihnen,

• den aktuellen Stand der vorhandenen Unterlagen zu erfassen,
• etwaige fehlende Dokumente zu identifizieren,
• und in der Folge Widersprüche zwischen Planung und Realität zu erkennen
• sowie gezielt Lücken zu schließen.

Machen können Sie diesen Schritt jederzeit – gerade aber bei Betreiberwechsel oder neuen Anforderungen ist es empfehlenswert, die vorhandenen brandschutzrelevanten Unterlagen des Gebäudes auf Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen.

Externe Unterstützung sorgt für Klarheit

Natürlich können Sie das Sichten und Prüfen der Brandschutz-Unterlagen selbst übernehmen. Fachexperten wie STEINHOFER bringen allerdings die nötige Expertise mit, um

• gesetzliche Anforderungen korrekt einzuordnen,
• gerade in unübersichtlichen Fällen klare Prioritäten zu setzen,
• und mit einem geordneten Vorgehen zügig die Übersicht zurückzugewinnen.

Sprechen Sie uns gerne dazu an: Unverbindliche Anfrage

Nach Bedarf können wir Sie auch unterstützen, wenn manche brandschutzrelevanten Unterlagen überhaupt erst beschafft werden müssen.

Idealerweise lassen Sie dann alle vorhandenen Dokumente auch gleich in ein Brandschutz-Management-System fließen. Damit halten Sie alle Unterlagen digital vor, haben sie immer sofort zur Hand und können sie leichter regelmäßig aktualisieren.

Fazit: Ohne Dokumentation kein Überblick – ohne Überblick keine Sicherheit

Systematischer Brandschutz beginnt mit lückenloser Dokumentation – gerade bei Bestandsgebäuden. Sie ist das Fundament für alles Weitere – von einem SOLL-IST-Abgleich über klare Verantwortlichkeiten bis hin zu einem funktionierenden Brandschutzmanagementsystem.

Im nächsten Beitrag lesen Sie, wie Sie als nächstes mit der 360°-Analyse den Abgleich zwischen Planung und Realität durchführen und so den tatsächlichen Handlungsbedarf identifizieren.